A movimentação financeira de uma empresa precisa de muita atenção e controle, para isso existe o fluxo de caixa. As receitas e contas a pagar precisam passar por um cálculo matemático. Isso ajuda a evitar problemas fiscais e complicações financeiras.

Se você vende para um cliente, receberá só daqui a 60 dias e precisa pagar contas em 30 dias, o que fazer? Nesse caso, será necessário elaborar estratégias de vendas para aumentar as receitas e quitar essas dívidas sem que haja a necessidade de atrasos no pagamento, o que irá resultar em multas.

O fluxo de caixa ajuda o gestor a fazer todo esse cálculo, é uma ferramenta imprescindível em que se tem uma visão geral de toda a movimentação financeira da empresa. Dessa maneira fica mais simples controlar as contas.

Vou te mostrar nesse artigo 10 passos para montar uma estratégia de fluxo de caixa na sua empresa. Confira!

10 passos para um fluxo de caixa perfeito

1 – Organização em primeiro lugar

Antes de mais nada, é preciso ter em mente que a organização e disciplina evita muitos problemas dentro da empresa. Quando falamos em controle de fluxo de caixa essas duas qualidades precisam estar ainda mais alinhadas.

Muitos gestores não mantêm um padrão de categorização nem de registro de informações que dizem respeito ao controle financeiro. No final do mês, há informações dispersas, irregulares ou incompletas que tornam a gestão complicada.

Independente da ferramenta utilizada para realizar as anotações de fluxo de caixa, é importante que estejam muito bem especificadas. Anote as datas, horários, valor de cada serviço ou produto, valor de dívidas, etc.

2 – Tenha em mente os principais erros de gestão

Para que se tenha uma boa gestão de fluxo de caixa é preciso conhecer os piores erros que podem colocar tudo a perder.

Um dos maiores erros de gestores que lidam com o fluxo de caixa é lançar vendas realizadas. Acontece que se você lançar uma venda no fluxo de caixa desse mês e não receber esse mês e sim no próximo, terá um problema.

O fluxo de caixa serve para registrar as receitas que entram na empresa, ou seja, o dinheiro de vendas realizadas. O controle de vendas deve ser feito em outra planilha e registrado de maneira separada.

Outro erro comum é deixar de lado ou esquecer os gastos extras dentro da empresa. Gastos que não estão no planejamento, mas que inevitavelmente aparecem também devem ser anotados no controle.

3 – Defina uma rotina

Uma das melhores maneiras de não perder o controle financeiro é definir uma rotina diária para atualização do fluxo de caixa. Anotar diariamente tudo o que acontece na empresa ajuda a manter tudo em perfeita ordem.

Caso você tenha uma pequena empresa, talvez não haja a necessidade de atualização diária e sim semanal ou mensal. Tudo irá depender do potencial da sua empresa e demanda. É bom fazer uma análise disso antes de definir uma rotina.

Mas em geral, para definir uma rotina de manutenção do fluxo de caixa é essencial deixar um responsável só para cuidar do acesso às informações para não gerar confusão. Levante os dados necessários e as principais métricas que serão analisadas a cada fechamento do fluxo de caixa.

4 – Evidencie as receitas e despesas

Como essas são as principais métricas para tomadas de decisões e planejamento de estratégias, tente destacá-las no seu controle. O fato de destacar o valor de receitas com a cor verde, negrito ou números maiores já ajuda na hora de analisar as informações.

O mesmo com as despesas. Grife os lançamentos, lance-os em cor vermelha ou coloque um sinal de subtração na frente para identificar melhor. Isso gera muita produtividade e aumenta o controle do seu fluxo de caixa.

5 – Categorize as informações

Já mencionei aqui a importância da categorização no fluxo de caixa, mas vale ressaltar quais são as principais categorias. Dividir as informações entre fornecedores, despesas, receitas e outras saídas já é um bom começo.

Com essas 4 categorias já é possível organizar melhor seu fluxo de caixa e evitar vários problemas de desalinhamento de informações.

Além disso, é possível subdividir e organizar as informações de acordo com o nicho de sua empresa. Por exemplo, a categoria despesas pode ser subdividida em gastos administrativos, gastos com marketing, juros, gastos fixos, gastos com capacitação, etc.

6 – Analise e faça planejamentos

Não adianta nada ter um controle rigoroso de fluxo de caixa se não há objetivos por trás disso. Quando se monta um controle de fluxo de caixa, é ideal é que seja feito em paralelo uma previsão de recursos para os próximos meses.

Isso ajuda na questão que eu já mencionei aqui. Quando as vendas são realizadas, mas você terá receita somente nos próximos meses. Esse controle fará com que o gestor consiga provisionar o dinheiro para despesas que precisam ser pagas com urgência nos meses de menor incidência de receitas.

7 – Antecipe pagamentos

Você pode encarar o fluxo de caixa como um controle que irá te auxiliar nas maiores tomadas de decisões. Tendo em vista que você poderá receber uma venda somente daqui a meses, se tiver com um bom controle em mãos, pode antecipar pagamentos e realizar investimentos importantes.

Por mais que você tenha que “sacrificar” o dinheiro de caixa momentaneamente, você verá um resultado positivo a longo prazo. Pagando despesas de forma antecipada você poderá até conseguir bons descontos, o que irá gerar economia de caixa.

8 – Faça relatórios e gráficos

Nada melhor do que relatórios detalhados e gráficos para ilustrar melhor todas as informações contidas em uma planilha de controle. Pode parecer mais papéis para análise, mas são fundamentais para ter uma visão geral da situação atual da empresa.

Fechar o mês com um fluxo de caixa atualizado, relatórios contábeis detalhados e gráficos de desempenho são uma das melhores ferramentas que podem tornar sua gestão um dos fatores cruciais para o sucesso do seu negócio.

9 – Evite o vermelho

Para o gestor chegar ao final do mês com um caixa no vermelho é o pior pesadelo. Mas, se o gestor manter um controle organizado, ao perceber que os rendimentos estão mais baixos que as despesas, é hora de colocar alguma estratégia em ação.

Para isso que o fluxo de caixa serve. É uma base para ações práticas que ajudam a evitar problemas financeiros preocupantes. Há a possibilidade de determinar e implantar estratégias de redução de gastos, por exemplo para conter uma possível queda de rendimentos.

10 – Tenha ajuda profissional

Tudo o que gira em torno da contabilidade da empresa precisa de atenção maior. Nesse caso, nada mais inteligente do que contar com um bom profissional para cuidar desses processos que podem ser, na maioria das vezes, complexos.

Lidar com o fluxo de caixa diariamente pode tomar tempo. Além disso, se um profissional não capacitado lidar com as atualizações, pode ser que ocorra falhas catastróficas que podem impactar nos resultados do seu negócio.

Controlar e organizar o fluxo de caixa é essencial para empresas que almejam um crescimento exponencial. Como está o seu controle de fluxo de caixa? Está precisando de alguma ajuda? Pode contar conosco. Somos especialistas em contabilidade e podemos te ajudar a crescer em seu negócio!