A folha de pagamento é a forma pela qual as empresas contabilizam os valores devidos aos trabalhadores, colaboradores e prestadores de serviço terceirizado. Entre outros que estão, de alguma forma, conectados ao dia a dia de determinado local de trabalho. 

O art. 225 do Decreto nº 3.048/99 determina que as empresas são obrigadas a elaborar mensalmente a folha e remuneração paga a todos os colaboradores pelos serviços prestados. Sendo que uma via da respectiva folha deve ser guardada por cada uma das partes.

Portanto, ela deve ser construída de forma a evitar imprevistos que possam atrapalhar o desenvolvimento da empresa. Diante disso, neste artigo, separamos tudo o que você precisa saber sobre o assunto. Continue lendo com atenção!

O que é folha de pagamento?

É um documento de emissão obrigatória para efeito de fiscalização trabalhista e previdenciária. A empresa é obrigada a preparar a folha da remuneração paga, devida ou creditada a todos os empregados a seu serviço. 

Esse documento tem função operacional, contábil e fiscal, consolidando todas as ocorrências mensais do empregado. Ela agrega a descrição dos fatos que envolveram a relação de trabalho, de maneira simples e transparente, transformando-os em fatores numéricos por meio de códigos, quantidade, referências, percentagens e valores.

Vale lembrar que quanto ao modelo a ser seguido para a elaboração desse documento não existe um ideal. Podendo ser adaptado para adotar os critérios que melhor atendem o interesse de cada empresa, sem que haja prejuízo das informações previstas legalmente. 

A importância da folha de pagamento para a empresa

Ela é fundamental no controle financeiro da empresa. É por meio desse documento que ela comprova o recolhimento de impostos e do INSS, além do pagamentos do salário, verbas trabalhistas e benefícios.

E ter esse controle financeiro, do seu próprio caixa, influencia e muito no modo de  fazer a folha. Empresas que têm facilidade nessa rotina evitam processos trabalhistas e o pagamento de multas e indenizações, preservando seu capital.

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A importância da folha de pagamento para o colaborador

Tão importante quanto para a empresa, o holerite é essencial na vida dos profissionais. Esse documento comprova a renda do cidadão em financiamentos de imóveis, carros, além da abertura de crédito em lojas.

Além disso, é um registro importantíssimo no pedido de aposentadoria, servindo como comprovante de pagamento do INSS.

Quais itens devem ser incluídos na folha de pagamento?

Em resumo, estes são os itens que devem ser incluídos nesse documento:

• Classificação dos colaboradores
• Avaliação das horas trabalhadas
• Registro dos encargos e impostos
• Base de cálculos do FGTS
• Demais descontos legais
• Benefícios corporativos
• Salário
• Remuneração Variável
• Hora extra
• Adicional de insalubridade
• Adicional de periculosidade
• Adicional noturno
• INSS
• Contribuição Sindical
• Adiantamentos
• Faltas e atrasos
• Vale-transporte
• IRRF
• FGTS

Divisão da folha de pagamento

Entender cada um dos itens abaixo é essencial para que a folha seja dividida da forma correta! 

Proventos

Os proventos são os valores que a empresa paga aos colaboradores mensalmente. Ou seja, eles representam os ganhos do colaborador.

Eles são identificados na folha pela hora extra, salário, adicionais (noturno, periculosidade e insalubridade) e benefícios, como o salário-família, por exemplo.  

Descontos

Como o próprio nome diz, esse item se refere aos descontos realizados pela empresa nos pagamentos de cada colaborador. A base de descontos na folha se refere a atrasos, faltas, INSS e IRRF.

E para ter o resultado de como contabilizar a folha é preciso fazer um cálculo do valor de proventos menos o valor de descontos. Com isso, é possível ter o valor final do pagamento ao colaborador.

Base

A base na folha se refere ao valor na qual serão aplicadas as alíquotas. Isso se torna necessário para o cálculo do tributo que será pago. As bases para o FGTS, INSS, INSS patronal são alguns dos dados presentes na folha.

É importante ressaltar que nem sempre essas informações se referem ao que foi contabilizado, mas são inseridas apenas como uma demonstração do cálculo.

Tenha ajuda de uma assessoria contábil especializada!

O contador pode ser de grande utilidade na hora da empresa realizar o fechamento da folha. Tendo em vista que esse profissional especializado será o responsável por auxiliar o RH em relação ao cálculo dos devidos rendimentos, impostos, descontos e outras obrigações de cada colaborador. 

Com a ajuda de um profissional é possível transformar todos os dados em informações organizadas, que podem ser utilizadas para uma gestão mais assertiva no contexto de um negócio.

Então, precisa de ajuda para realizar a folha de pagamento da sua empresa? Somos especializados em contabilidade e podemos ajudar você, conte conosco!