Está com dificuldades na gestão de folha de pagamento? Não se preocupe, você não está sozinho. A maioria dos empreendedores que iniciam um negócio e obtêm um rápido crescimento, acabam encontrando desafios em lidar com essas novas áreas.

A gestão de folha de pagamento está diretamente ligada com o setor financeiro da empresa. Dessa forma, qualquer erro além de implicar complicações jurídicas, pode deixar buracos no orçamento e prejudicar a saúde financeira do negócio.

Não basta apenas dominar técnicas e estratégias de negócio. Se você quer realmente alavancar sucesso, precisa compreender tudo sobre a parte de gestão de RH, afinal, se você não gerenciar de maneira adequada sua equipe terá problemas no caminho.

Neste artigo, pretendo esclarecer todas as suas dúvidas sobre gestão de folha de pagamento, como fazer, conceitos importantes e muito mais. Acompanhe!

Conceitos fundamentais sobre a gestão de folha de pagamento

A folha de pagamento é um importante fator que mantém os colaboradores empenhados em crescer o seu negócio. Dentro da gestão de folha de pagamento, vários documentos são analisados, a fim de verificar a jornada de trabalho dos funcionários, bonificações, direitos, etc.

Dentro da gestão de folha de pagamento podemos trabalhar com os seguintes dados e documentos:

• Holerites de todos os colaboradores da empresa;
• Atividade exercida por setor;
• Dados gerais dos funcionários;
• Valor da remuneração especificada por funcionário;
• Faltas mensais discriminadas por funcionário;
• Horas trabalhadas discriminadas por funcionários;
• Tipo de contrato do trabalhador;
• Descontos legais;
• Cálculo de salário líquido e bruto.

Como você pôde ver, a gestão de folha de pagamento exige conhecimentos específicos que abrangem a área de Recursos Humanos, leis trabalhistas e cálculos precisos.

Principalmente essa parte de realização de cálculos, exige um cuidado extremo e muita responsabilidade. Com importância fiscal, operacional e contábil, a folha de pagamento precisa ser bem gerenciada para não trazer problemas para a empresa.

Como fazer a gestão de folha de pagamento eficiente?

A elaboração da folha de pagamento nas empresas é uma obrigação legal. Sendo assim, quanto mais simplificado for o processo melhor. Cada empresa está livre para adotar o sistema ideal para facilitar a gestão.

Diante disso, há várias maneiras atuais de fazer a gestão de pagamentos. É possível se organizar por softwares ou planilhas. O que importa é manter a organização e a disciplina.

Veja agora como a folha de pagamento é calculada pelo gestor encarregado:

Tudo precisa ser transformado em números

Já de cara posso adiantar que o gestor precisará ter domínio em contabilidade para transformar todo o histórico do trabalhador em números. Esses números são representados por códigos, referências e percentagens que resultam no pagamento mensal do colaborador.

Cada funcionário deve ser classificado

Tudo gira em torno da classificação do funcionário e dependendo da área em que ele atua na empresa, os cálculos são totalmente diferentes. Para classificar a função do trabalhador, há normas e diretrizes específicas que devem constar na documentação da empresa.

Análise de jornada de trabalho

Se a empresa tem um sistema de controle de ponto facilitará muito nessa etapa, já que serão consideradas as horas trabalhadas de cada funcionário, assim como as horas extras realizadas.

Encargos e impostos

Para cada colaborador deve constar no holerite os encargos, descontos, colaboração com o INSS e fundo de garantia. Esses cálculos são obrigatórios por lei para que o colaborador tenha direito a benefícios concedidos pelo Governo.

Adicionais

Se sua empresa costuma oferecer benefícios aos colaboradores, estes também devem conter no holerite para fins de fiscalização. Veja quais os benefícios e descontos são permitidos na elaboração da folha de pagamento:

• Abono de faltas por justificativas;
• Vale transporte;
• Vale refeição;
• Vale cultura;
• Empréstimo consignado;
• Pensão alimentícia por ofício judicial;
• Adiantamento salarial;
• Aviso prévio.

Se quiser saber mais sobre esses benefícios e descontos adicionais que podem ser incluídos nos cálculos da folha de pagamento, acesse o decreto da Consolidação das Leis do Trabalho.

Cálculos na prática

Há algumas bases de cálculos já preestabelecidas pelo Governo que podem ajudar o gestor. De modo geral, de acordo com o salário do funcionário, uma porcentagem deve ser reservada para o INSS, como cálculo de salário líquido:

• Salário até 1.693,72 – desconto de 8%
• Salário de 1.693,72 até 2.822,90 – desconto de 9%
• Salário de 2.822,90 até 5.645,80 – desconto de 11%
• Acima de 5.645,80 – R$ 621,04 (fixo)

É importante calcular também o valor de Imposto de Renda (IR) a ser pago. A base de cálculo é o valor do salário do funcionário reduzindo o valor do INSS. Veja:

• Análise de salário bruto total (com a inclusão de todos adicionais e bonificações);
• Subtração deste salário bruto total do valor do desconto do INSS;
• Subtração do restante desse valor referente ao número de dependentes.

Veja no site da Receita Federal, a relação completa de cálculo base para dependentes.

Vale a pena a terceirização de contabilidade?

Diante de toda essa burocracia e complicações de cálculos que a gestão de folha de pagamento pode trazer, alguns empresários consideram a terceirização desse trabalho.

Há uma boa razão para que isso aconteça na sua empresa. Se sua equipe de gestão costuma levar muito tempo dedicado à folha de pagamento, a melhor solução é realmente terceirizar o serviço para garantir mais produtividade.

De certo modo, a terceirização de contabilidade é tendência no mercado corporativo, uma vez que os empresários querem cada vez mais focar nos seus objetivos e deixar a parte operacional nas mãos de profissionais qualificados.

Um profissional contador é apto a gerenciar volume de dados e informações de cada funcionário. Também tem conhecimento aprofundado em taxas, tributações, burocracias e contabilidade em geral.

Está precisando de ajuda para elaborar a gestão de folha de pagamento na sua empresa? Conte conosco, temos a solução que você estava procurando!