A Nota fiscal eletrônica é um documento emitido e armazenado eletronicamente que veio para substituir a emissão de documentos fiscais em papel. Esse documento substituiu a maneira como eram documentadas as operações comerciais com mercadorias. Ainda, simplificou as obrigações acessórias dos contribuintes, e aumentou e melhorou os controles fiscais.

Sua implementação trouxe muitos aspectos positivos, como a redução de custos de impressão, aquisição de papel, envio e armazenagem dos documentos fiscais. Também, proporciona facilidade e rapidez do cruzamento de informações pela administração tributária de forma eletrônica, o que reduz as possibilidades de sonegação fiscal, proporcionando uma concorrência mais leal entre empresas.

Entretanto, sua implementação e utilização traz muitos desafios. Por isso, vamos abordar nesse post as dificuldades que as empresas enfrentam e dar dicas para gerenciar esse documento fiscal de forma eficiente. Confira abaixo! 

Desafios da implementação da nota fiscal eletrônica 

Apesar da NF-e ser obrigatória desde 2008, os empreendedores ainda têm muitas dificuldades com a emissão e gestão. Sua utilização gera um custo financeiro com a implantação do sistema e com a integração de sistemas.

Ela exige um investimento em tecnologia, como aquisição de programas. Também em profissionais capacitados, para garantir a qualidade no sistema operacional.

Outro desafio é a dependência da internet, que muitas vezes pode não funcionar ou estar lenta. E por ser indispensável impossibilita os contribuintes a emitirem a NF-e e a sua transmissão para a Receita Federal. 

Dicas para uma gestão eficiente da nota fiscal eletrônica

1 – Tenha um sistema otimizado de emissão de notas fiscais eletrônicas

A primeira dica para quem quer saber como gerenciar as notas fiscais da empresa é ter um sistema de emissão de notas fiscais eletrônicas. Ter um sistema desses é fundamental para poder manter sua empresa dentro da lei. 

Nossa empresa conta com a ajuda da SIEG para oferecer aos nossos clientes uma gestão eficiente de documentos fiscais. Ela é uma empresa que oferece softwares aplicativos fáceis de implantar e usar. Além disso, é uma plataforma 100% web que baixa os XMLs, NF-e, CT-e, NFC-e, CF-e e a NFS-e automaticamente. 

Também, organiza de forma automática todos os documentos, por CNPJ, mês e ano. Ainda, ela garante a autenticidade de todos os documentos, ajudando o empresário a ficar livre de documentos falsos que poderiam comprometer a integridade da empresa.

Portanto, ela otimiza processos, elimina erros e a perda de tempo, e traz muitos outros benefícios que ajudam a facilitar a rotina dos nossos clientes. Não deixe de conferir os diferenciais que ela pode proporcionar para seu negócio! 

-> Leia também: A importância da gestão de documentos fiscais eletrônicos

2 – Tenha um ou mais responsáveis pelas notas fiscais

Para cuidar das emissões de notas fiscais, cadastro de produtos novos, alterações de preços de produtos, o ideal é definir profissionais especificamente para esse setor. Dê preferência para um colaborador com formação ou conhecimento em contabilidade e experiência em gestão financeira.

É importante lembrar que quanto menos pessoas sem o conhecimento necessário lidarem em um sistema tão importante quanto o de emissão de NF-e, menos riscos de erros em sua empresa.

3 – Faça backup

Essa é uma dica muito importante. Todo sistema de emissão de NF-e tem uma opção para fazer o backup das notas fiscais. Mas a dica de ouro é: não faça backup apenas no sistema. Utilize um pendrive ou alguma outra fonte de armazenamento externo (o que inclui o backup na nuvem).

Isso deve ser feito pois se caso o computador que você utilize apresente defeito, você perde o seu sistema e tudo que estiver nele. Agora, se você tiver um backup externo, basta instalar o sistema em outro computador e realizar o backup para continuar utilizando o sistema sem problemas.

Lembrando que sistemas que funcionam diretamente na nuvem são ainda melhores, porque não precisam ser instalados em seu computador.

4 – Separe em pastas

A organização é fundamental. Separe todas as notas emitidas em pastas dentro do seu computador. Separe por data, semana, mês, ano, cliente etc. Quanto mais dividido estiverem as suas pastas, mais fácil será encontrar uma nota fiscal específica.

-> Leia também: 5 dicas para organizar as Obrigações Acessórias da sua empresa!

5 – Notas com mais de 5 anos

Por lei, é preciso guardar todas as notas fiscais emitidas e recebidas pelo período de 5 anos. Depois de fazer todas as divisões por pastas conforme a dica anterior, separe as notas também por ano.

O ideal é não deletar as notas com período maior que 5 anos. O certo é separar em uma pasta específica as notas que já ultrapassaram o período de 5 anos, que também serve para não deixá-las misturadas com as notas mais atuais, evitando assim confusão na hora das buscas.

6 –  Compliance Fiscal

Sabe-se que autuações fiscais prejudicam o empreendimento como um todo. Portanto, garantir o compliance fiscal é essencial para o bom andamento de qualquer negócio. Se estiver dentro dos conformes, os riscos de multas e tributação são diminuídos. 

Além disso, esse ponto contribui para uma companhia eticamente responsável, protegida e transparente. 

Portanto, agora você já sabe como gerenciar a nota fiscal eletrônica da sua empresa. Siga essas dicas e traga facilidade para a sua vida de empreendedor, qualquer dúvida é só deixar nos comentários abaixo ou entre em contato conosco!