A emissão da nota fiscal eletrônica (NF-e) é obrigatória e está presente na rotina financeira de empresas de todos os portes no país. Esse documento proporciona vários benefícios fiscais tanto para o empreendimento, quanto para os clientes.

A NF-e é essencial para manter a empresa em dia, ajudando a gerar confiança para os fornecedores e clientes. Além disso, ela é usada para regularizar todos os tributos ao Fisco. Em outras palavras, ela certifica que as mercadorias são legalizadas e registradas.

Pensando nisso, separamos esse post para que você entenda o que é e como funciona esse documento fiscal tão importante. Confira abaixo! 

O que é nota fiscal eletrônica?

É um documento fiscal emitido e armazenado por meios eletrônicos. É utilizado para comprovar e formalizar a comercialização de produtos e serviços, tanto no ambiente físico quanto no digital.

Dessa forma, é a versão digital de uma nota fiscal impressa, que pode substituir as pequenas folhas tradicionais. Ela registra as operações tributárias para facilitar a fiscalização das transações que envolvem a empresa, o comprador e o órgão público.

A NF-e tem validade jurídica, pois é assegurada por uma assinatura digital da empresa emitente e pela autorização da administração tributária do estado responsável. Portanto, é possível utilizar o documento eletrônico como recibo e para recolhimento de impostos.

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Como funciona a nota fiscal eletrônica?

A empresa emissora da NF-e gera um arquivo eletrônico contendo informações fiscais de determinada operação comercial. Este documento deve ser assinado digitalmente para garantir a integridade dos dados e comprovar a autoria de seu emissor. Tal arquivo inicial corresponde à NF-e e é transmitido pela internet para a Secretaria da Fazenda da jurisdição do contribuinte. 

Então, a SEFAZ pré avalia as informações e devolve com um protocolo de Autorização de Uso. A partir deste momento, a mercadoria já pode continuar sua jornada.

Em seguida, a NF-e é enviada virtualmente para a Receita Federal (quando emitida entre empresas a nível nacional) ou para a Secretaria da Fazenda do estado para onde a mercadoria está indo. Além de fiscalizar, estes órgãos são responsáveis por armazenar as NF-e emitidas no país. 

Deste modo, tanto o emitente quanto o destinatário (ou outros interessados que detenham a senha de acesso) podem consultar e imprimir a NF-e sempre que precisarem.

Para acompanhar o trânsito da mercadoria comprada/vendida, existe uma representação gráfica simplificada chamada Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE). Que é uma folha de papel comum onde constam a senha de acesso para consulta da NF-e e um código de barras para facilitar a captura das informações pelos fiscais do Fisco.

Minha empresa deve emitir NF-e?

Se a sua empresa vende produtos ou presta serviços, a resposta é sim! Essa é a principal característica para a obrigação da emissão de nota fiscal.

Porém, existem algumas exceções, como os microempreendedores individuais (MEI). Que só precisam emitir a NF quando lidam com outras empresas (pessoas jurídicas). Caso o destinatário não emita a nota fiscal de entrada.

Se você tem dúvidas sobre como sua empresa pode começar a emitir o documento, o ideal é entrar em contato com a Sefaz de sua região para saber mais sobre os procedimentos exigidos pelo órgão.

Você também pode consultar as Portarias disponibilizadas no Portal da NF-e para entender mais sobre as exigências.

Também, vale lembrar que essa nota é o meio de recolhimento correto dos impostos. Ou seja, quando uma empresa deixa de emitir esse documento, ela não repassa ao governo os tributos exigidos por lei.

A omissão de valores ou falsificação dos números é considerado crime pela legislação brasileira, gerando multas e outras penalidades para o responsável.

Então, agora que você já entendeu o que é e como funciona a nota fiscal eletrônica ficou mais fácil perceber a importância da sua emissão? Ainda tem alguma dúvida? Deixe nos comentários abaixo ou entre em contato conosco!