A régua de cobrança é uma ferramenta que ajuda a combater a inadimplência, que é um evento recorrente em praticamente todas as empresas. Não receber por uma venda pode comprometer todo o seu financeiro, já que você está contando com um dinheiro que não entrou.

Essa régua permite mapear todos os procedimentos que serão feitos para a cobrança. Como por exemplo, enviar avisos recorrentes, em dias estratégicos, para que o cliente não se esqueça daquela cobrança.

Além disso, ela facilita o recebimento, pois permite que o boleto atualizado seja enviado em casos de não pagamento, sendo desnecessário a redigitação e envio de emails manuais. Então, quer saber como montar essa ferramenta de cobrança em sua empresa? Continue lendo o artigo! 

-> Leia também: Régua de cobrança: tudo o que você precisa saber!

Como montar uma régua de cobrança?

1 – Mapeie as formas de pagamento oferecidas

Se você oferece várias formas de pagamento na sua empresa, será preciso criar uma régua para cada modalidade. Isso porque a comunicação para clientes que pagam com cartão de crédito precisa ser diferente da comunicação para quem escolhe o boleto bancário.

No primeiro caso, provavelmente você terá que adicionar mensagens de erro no cadastro do cartão e nos dados do cliente, por exemplo. Por isso, esse mapeamento é o primeiro passo para que você consiga administrar os contatos, as respostas e os pagamentos efetuados.

2 – Escolha os canais de cobrança 

Depois de mapear as formas de pagamento, é muito importante entender o seu perfil de cliente ideal para escolher os canais de cobrança corretos. Você precisa saber se seus clientes abrem e-mails ou preferem receber SMS. Ainda, como vocês costumam se comunicar. 

Portanto, esses canais facilitam muito o recebimento da cobrança, já que um cliente pode alegar que não recebeu um e-mail com a fatura, por exemplo.

3 – Defina os melhores momentos

É preciso escolher os momentos para cobrar seu cliente. Vamos usar o exemplo do boleto bancário. Neste caso, os melhores momentos para usar a régua são:

• Enviar um e-mail assim que a venda for efetuada, com o boleto anexado e o vencimento na mensagem;
• Um lembrete de vencimento (que pode ser por SMS) um ou dois dias antes que o boleto vença;
• Enviar uma cobrança amigável caso o boleto não seja liquidado;
• Depois, um alerta de pagamento pendente com uma semana de atraso;
• Por último, uma notificação de atraso caso o boleto não seja pago.

Como a régua de cobrança pode ajudar na redução da inadimplência?

A palavra de ordem dessa ferramenta é otimização. Quando utilizada, todos os passos da operação serão mais bem visualizados para facilitar o trabalho de cobrança, com chances reais de recebimento. Ao incluir o recurso na política de cobrança, alguns benefícios serão rapidamente percebidos.

1 – Auxiliar na prevenção de esquecimentos

Sua empresa está com um número preocupante de inadimplentes e você tem uma equipe reduzida para dar conta de efetuar as cobranças em tempo hábil. Essa é uma situação recorrente em diversas empresas, que muitas vezes estão preparadas para as vendas, com equipes robustas, mas sofrem na hora de lidar com a inadimplência.

Esse volume pode saturar o trabalho de controle da equipe de cobrança e gerar o risco de algum título ficar esquecido. Esse é um dos diferenciais quando se pode contar com a régua, já que há um alerta automático quando um título entra em atraso de pagamento.

2 – Deixar a cobrança mais profissional

Como há um trabalho automatizado e sistêmico na implantação da régua, aquelas cobranças humanizadas e pautadas nas verificações manuais deixarão de existir para dar lugar aos relatórios de inadimplência com detalhes dos débitos.

Os clientes serão notificados formal e institucionalmente, com mensagens padronizadas e orientações de como efetuar a quitação dos débitos para não sofrer penalizações mais abrangentes.

3 – Facilitar o recebimento

Ao desenhar o percurso da gestão de cobrança diante da inadimplência, sua empresa poderá se beneficiar com um comportamento positivo do cliente. As notificações brandas e amigáveis dão margem para a quitação imediata a fim de evitar maiores transtornos.

Assim, sem dúvidas adotar essa régua configura uma prática inteligente e que pode até mesmo garantir a sobrevivência de um negócio. E você já tem uma régua de cobrança? Ainda tem alguma dúvida sobre essa ferramenta? Deixe nos comentários abaixo, podemos te ajudar!