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Folha de pagamento

6 dicas fundamentais para organizar a folha de pagamento!

Uma boa administração da folha de pagamento pode reduzir ou evitar problemas relacionados aos salários e benefícios dos colaboradores. Além disso, ela é muito importante para o empregador, pois possibilita a visualização de diversas informações.

Ainda, vale ressaltar que um gerenciamento financeiro adequado e o controle das informações dos funcionários são fundamentais para o desenvolvimento da organização. A falta de planejamento pode levar a problemas como ausência de recursos para cobrir gastos previsíveis.

Por isso, é importante que esse documento seja bem gerenciado para evitar complicações nas finanças. Pensando nisso, separamos neste artigo 6 dicas para te ajudar a organizá-la de maneira mais eficiente. Confira! 

6 dicas para fazer a administração correta da sua folha de pagamento!

Folha de pagamento

1 – Estabeleça os cargos e salários

A estrutura de cargos e salários é o que define a posição de cada colaborador no quadro de funcionários, além dos salários, das gratificações, dos benefícios e dos critérios para crescimento profissional na empresa.

Assim, a partir dessa estruturação fica mais fácil observar e controlar o que é gasto com cada um e em cada departamento.

2 – Abra uma conta bancária só para pagamentos

Quando a conta bancária é exclusiva para a folha, fica mais fácil visualizar o quanto é gasto mensalmente com os funcionários. Além dos salários, pode-se controlar quanto é desembolsado em impostos e outras taxas, por exemplo. 

Por isso, manter a conta separada de outras movimentações da empresa também ajuda em caso de fiscalização, se for preciso esclarecer algum dado.

-> Leia também: 7 dicas para melhorar a saúde financeira da empresa!

3 – Controle o horário de trabalho

Controlar o horário de trabalho de cada funcionário é fundamental para que a organização não enfrente problemas posteriormente. É importante que todo colaborador tenha como registrar suas jornadas de trabalho diariamente.

No caso de algum funcionário precisar fazer hora extra, o registro de cada minuto será importante na hora de contabilizar a folha e calcular quanto o funcionário precisa receber a mais. 

Em outras situações o registro também é necessário, como no caso de pagamento de adicional noturno ou quando um funcionário se atrasar ou faltar e receber desconto.

4 – Mantenha-se atento às mudanças

A todo o momento ocorrem na empresa novas contratações, rescisões de contrato, aumentos salariais e promoções. Além disso, fatores externos também podem influenciar a folha: novas taxas, alteração nos valores de descontos, impostos que surgem, enfim, o trabalho nunca acaba. 

Diante disso, estar atento às mudanças é fundamental para que nenhum erro seja cometido.

-> Leia também: 5 dicas para organizar as Obrigações Acessórias da sua empresa!

5 – Crie uma rotina de entrega dos contracheques

Os demonstrativos de pagamento do salário trazem as indicações dos valores e das remunerações que o funcionário receberá naquele mês, como o salário, os benefícios, deduções e gratificações. A entrega deste demonstrativo mensal de pagamento é uma obrigação trabalhista de toda empresa.

É importante que ele tenha data estabelecida para ser entregue, facilitando a organização tanto de quem produz o documento quanto de quem o recebe. 

6 – Guarde tudo

Todos os documentos legais e obrigatórios devem ter cópias arquivadas nas empresas. A empresa precisa arquivar cópias impressas desses documentos para auditorias externas e internas. 

Ter cópias guardadas desses documentos, além de evitar problemas judiciais e previdenciários, ajuda o gestor a compreender a situação financeira da organização e planejar ações com base nela. Um bom gestor é aquele que sabe como evitar qualquer tipo de problema, seja com relação ao futuro ou ao passado.

Por isso, é fundamental que esses documentos sejam arquivados e que carreguem informações precisas sobre o planejamento financeiro e sobre o pagamento dos colaboradores.

Gostou do artigo? Precisa de ajuda com sua folha? Nós da Almeidas Assessoria Contábil podemos ajudar você a administrar sua folha de pagamento de maneira eficiente. Entre em contato conosco e evite problemas com esse documento, podemos te ajudar! 

sobre o autor
Fábio Almeida é graduado em Tecnologia da Informação e Ciências Contábeis com mais de 10 anos de atuação como contador e empreendedor.


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